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¿Cada vez que archivas una factura o la subes a la nube te preguntas si terminará ocupando espacio eterno? Tranquilo: la normativa española no pretende fundar un museo de papel (ni de PDF), pero sí exige unos mínimos que conviene conocer para no llevarse un susto cuando aparezca un inspector… o el contable del futuro.
El doble criterio: fiscal vs mercantil
En España conviven dos relojes legales:
- Reloj fiscal. La Ley General Tributaria (LGT) fija el plazo de prescripción de los derechos de la Administración en cuatro años. Mientras ese cronómetro corre, Hacienda puede revisar tu IVA, tu Impuesto sobre Sociedades y, de paso, pedirte las facturas que sustentan esos tributos. De ahí que deban guardarse al menos ese tiempo.
- Reloj mercantil. El Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes —y las facturas lo son— durante seis años contados desde el último asiento contable.
En la práctica, el mayor de los dos plazos manda, así que seis años es la referencia básica para cualquier empresa.
¿Y las facturas electrónicas?
Con la Ley 18/2022 “Crea y Crece”, la e-factura deja de ser futurista y se vuelve obligatoria de forma escalonada —las pymes de menos de seis millones deberán conectarse al sistema Verifactu a partir de julio de 2025—, manteniendo idéntico plazo mínimo de conservación: los ya famosos cuatro años tributarios (seis mercantiles).
Súmale que los archivos tienen que garantizar acceso inmediato a la Agencia Tributaria, incluso si los guardas fuera de España, siempre que el acceso sea “en línea, remoto y sin demora”.
Ejemplo práctico
Imagina que presentaste el Modelo 303 del 2.º trimestre 2021 el 20 de julio de 2021.
- El contador fiscal de 4 años empezó el 21 de julio de 2021 y vence el 21 de julio de 2025.
- Pero, como tu ejercicio se cerró el 31 de diciembre de 2021, el contador mercantil de 6 años te lleva hasta el 31 de diciembre de 2027.
Conclusión: esa factura de julio 2021 no puede ir a la trituradora (ni a la papelera digital) antes de 2028.
¿Existen plazos más largos?
Sí, en situaciones específicas:
- Bienes de inversión inmobiliaria sujetos a regularización de IVA: la obligación de conservar se estira a 10 años, porque el derecho de regularizar se prolonga ese mismo tiempo.
- Delito fiscal agravado: el Código Penal alarga la prescripción a 10 años cuando la cuota defraudada supera 600.000 €. Guardar la documentación una década es puro instinto de supervivencia tributaria.
Cómo conservar sin volverse loco
Digital first. Un escaneo legible o un PDF emitido por software certificado vale tanto como el papel, siempre que se mantenga íntegro y disponible. Una buena política de copias de seguridad en la nube acaba siendo más barata que el alquiler de la tercera habitación llena de archivadores.
Y un consejo extra: etiqueta tus carpetas con el año fiscal y programa un recordatorio para depurar los archivos cuando venza el plazo… pero nunca antes de comprobar con tu asesor si hay inspección, litigio o subvención pendiente —tres palabras capaces de congelar cualquier calendario de destrucción documental—.
¿Te surgen dudas sobre la conservación de facturas, la implantación de la factura electrónica o la organización de tu archivo contable? En Asesoría Moguel llevamos más de 45 años evitando dolores de cabeza a empresas como la tuya. ¡Hablemos y gana espacio —y tranquilidad— desde hoy mismo!
