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Actualización: Verifactu se aplaza a 2027: lo que pymes y autónomos deben saber hoy
En el ámbito de la facturación corporativa es frecuente que una empresa-cliente emita una factura “por cuenta del proveedor”, es decir, expide el documento en nombre del proveedor. Pero cuando interviene el sistema VERIFACTU, ¿quién tiene la obligación de remitir el registro de facturación ? Vamos a desgranar la respuesta adaptada a la normativa actual, con un leve toque ameno para que digamos “ya lo tengo claro”.
¿Qué es VERIFACTU y por qué importa?
Antes que nada conviene recordar que el sistema VERIFACTU —impulsado por Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) mediante el Real Decreto 1007/2023— regula los denominados “Sistemas Informáticos de Facturación” (SIF), garantizando la generación de un registro de facturación por cada factura emitida, la inalterabilidad, trazabilidad y, en la modalidad correspondiente, el envío automático de dicho registro a la AEAT.
Esto es relevante porque al usar software de facturación, la empresa o profesional debe cumplir algunas obligaciones técnicas y formales para no llevarse un susto de inspección.
Obligación de envío del registro: quién la tiene
La clave está en distinguir quién emite la factura y bajo qué condiciones. Cuando el cliente emite la factura “por cuenta del proveedor”, es decir, asume la emisión del documento, entonces:
- El cliente-emisor es quien materialmente genera la factura.
- En principio, es esa parte quien debe asegurar que el sistema de facturación cumple los requisitos del SIF/VERIFACTU, incluyendo el registro correspondiente.
- El proveedor mantiene la responsabilidad fiscal sobre la operación, pero no será quien envíe el registro si no es el emisor real.
Es decir, quien emite la factura es, salvo pacto específico o delegación documental distinta, quien debe cumplir con las obligaciones del sistema.
Asimismo, conviene tener en cuenta que el reglamento establece que la obligación del SIF (y por tanto de VERIFACTU) se aplica cuando se utiliza un sistema informático para la facturación, y no se aplica si la facturación se realiza manualmente sin uso de software que genere registros electrónicos.
¿Y si el proveedor ya está adherido al SII u otro sistema?
Un matiz importante: los sujetos que están obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) pueden quedar fuera del régimen del SIF-VERIFACTU para ciertas operaciones. Según la normativa, quienes están dentro del sistema SII no están sujetos al reglamento del SIF/VERIFACTU para esas facturas.
Por tanto, antes de concluir quién debe remitir el registro es conveniente verificar si el proveedor o el cliente están sometidos al SII o a normativa foral (por ejemplo en País Vasco o Navarra) que puede cambiar el planteamiento.
Ejemplo práctico para entenderlo mejor
Imaginemos que la empresa A, proveedora de servicios, autoriza a su cliente B a emitir facturas en su nombre (por cuenta de A). La empresa B utiliza un software de facturación automatizado. En ese escenario:
- B genera la factura y la emite por cuenta de A.
- B, como emisor efectivo, debe asegurarse de que su sistema de facturación sea conforme al SIF y, en su caso, remitir el registro al sistema VERIFACTU.
- A, aunque sigue siendo el titular de la operación para efectos fiscales, no será quien envíe el registro, salvo que en el contrato conste que A asume la emisión y registro.
Si en tu caso concreto existen dudas —por ejemplo, sobre multilateralidad del acuerdo entre cliente-proveedor, quién adquiere y asume el software, o si se aplica el SII—, desde nuestra asesoría podemos revisarlo en detalle para garantizar que no haya riesgos de incumplimiento. No dejemos que la norma nos pille por sorpresa.
