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Hablar de facturas no es precisamente lo más emocionante de la jornada, pero hacerlo a destiempo puede acarrear multas y quebraderos de cabeza. En 2025, con la transformación digital fiscal en plena ebullición, conviene tener claro cuánto tiempo deben guardarse esos papeles —físicos o digitales— que cualquier negocio emite o recibe.
La Ley General Tributaria impone que se conserven durante 4 años las facturas relacionadas con obligaciones fiscales, desde la presentación del IVA o IRPF. Esto significa que si presentaste tu modelo 303 el 5 de abril de 2024, ese documento debe estar a mano, al menos, hasta el 5 de abril de 2028. El Código del IVA (Ley 37/1992) refuerza ese mismo plazo autocitado.
Pero no es el único plazo. El Código de Comercio, en su artículo 30, ordena conservar toda la documentación del negocio durante al menos 6 años, contados desde el último asiento contable en los libros. Eso aplica también a los autónomos, ya que legalmente son considerados empresarios individuales.
Existe además una preocupación sobre un plazo penal de hasta 10 años, amparado en artículos del Código Penal y la Ley de blanqueo de capitales. Si bien puede resultar prudente mantener facturas más tiempo en caso de procedimiento judicial, este plazo no se aplica de forma general obligatoria, salvo que se haya abierto un caso penal o haya fraude fiscal agravado.
¿Cuál es el plazo real a seguir?
Para estar totalmente cubierto, lo ideal es conservar las facturas durante 6 años, pues así se cumple tanto con la normativa mercantil como con la tributaria. Y si prefieres curarte en salud ante litigios complejos, puedes mantenerlas hasta 10 años, aunque eso ya cae más en recomendación añadida que exigencia legal.
¿Formato papel o digital? Eso no importa (si se cumple lo legal)
La Agencia Tributaria acepta la conservación de facturas en formato digital, siempre que se garantice:
- Autenticidad del origen
- Integridad del contenido
- Legibilidad
- Acceso por parte de Hacienda sin demora
Así que si optas por escanear facturas o usar un software homologado, asegúrate de cumplir esos requisitos.
Un ejemplo práctico para entenderlo mejor
Supón que eres autónomo y emites una factura el 15 de marzo de 2025:
- Si presentas el IVA en abril de 2025, deberás guardar esa factura hasta abril de 2029 (plazo fiscal de 4 años).
- Atendiendo al Código de Comercio, puedes organizar tu archivo para conservarla hasta el 15 de marzo de 2031 (6 años desde el último asiento).
- Y si quisieras cubrir eventualidades graves, podrías mantenerla hasta 2035.
Con todo esto, queda claro que el plazo mínimo legal es de 4 años, pero lo más recomendable para empresas y autónomos en España en 2025 es guardar las facturas al menos 6 años. Y, si prefieres añadir un colchón ante situaciones excepcionales, hasta 10 años estaría dentro del margen prudente.
Si quieres asesoramiento personalizado sobre la conservación de tus documentos, digitalización de facturas o cumplimiento con la nueva normativa electrónica (como Verifactu o factura electrónica obligatoria en 2026), no dudes en contactar con nosotros. Podemos ayudarte a estar al día y evitar sanciones innecesarias.
